社会福祉法人 福寿会 様のkintone導入事例｜「これが普通」から一歩先へ。

Excelのシートが、継ぎ足し、継ぎ足しで膨らんでいく。
誰も困っていないわけではないのに、なぜか誰も止められない。

奈良市の社会福祉法人 福寿会様が、最初に感じていらっしゃったのは、そういう「言葉にしづらい違和感」でした。

今回は、ご支援を始めておよそ1年が経った福寿会様に、率直なところをうかがいました。

 30秒でわかる、この事例

 福寿会様ってどんな法人？

社会福祉法人 福寿会様は、1981年に設立認可を受け、奈良市秋篠町を拠点に40年以上にわたって地域の福祉を支えてこられた法人です。

掲げていらっしゃるのは「みなさまに寄り添い、人生をサポートいたします」という言葉。高齢者福祉を軸にしながら、保育園や診療所まで、地域の暮らしを幅広く支えていらっしゃいます。

事業所の数だけ、書類があり、承認のフローがあり、集計する表があります。
規模が大きいほど、Excelの「継ぎ足し」は静かに進みます。

 Excelが、継ぎ足しで膨らんでいく

最初にうかがったのは、ご相談前のお悩みでした。

💬 福寿会様
「いろんな業務をExcelで管理していて、継ぎ足し継ぎ足しになっている。それをどうにかしないといけない、とは感じていました」

日々発生する、自動車管理や発注管理。
項目が増えるたびに列を足し、施設が増えるたびにシートを足す。動いてはいるけれど、もう最初に作った人の形ではない。

福祉の現場で、これは決して珍しい話ではありません。
私たちがご支援に入る法人様の多くが、同じ形のExcelを抱えていらっしゃいます。

 気づけたから、動けた

ではなぜ、このタイミングでご相談くださったのか。
きっかけをうかがって、私たちが一番印象に残ったのは、この一言でした。

💬 福寿会様
「それが普通だと感じている部分に、あやうさを感じたんです」

トラブルが起きたから、ではありません。
「この状態を、誰も疑っていない」——そこにご自身で気づかれた、ということです。

これは、本当に難しい気づき方だと思います。
トラブルが起きてから直すのは誰でもできますが、壊れる前の「慣れ」に気づけるのは、法人の先を見ている方だけです。私たちがお手伝いできたのは、その気づきのあとの部分でした。

 決め手は、「近さ」だった

数あるIT会社の中で、なぜ当社だったのか。
正直にうかがってみると、返ってきた答えはとてもシンプルでした。

💬 福寿会様
「事務所が近かったこと。地元企業の安心感ですね」
「あと、Webじゃなくて訪問、というのが安心でした」

私たちは、Web会議ではなく訪問して膝を突き合わせることにこだわっています。
理由は単純で、Web会議では現場も、紙の資料も見られないからです。

福祉の業務は、書類と現場が地続きです。
「この紙、実は誰も見てないんですよ」という一言は、その紙を目の前に置いて初めて出てきます。

 Before / After ——何が変わったのか

導入から約1年。現場で起きた変化を、お客様の言葉から整理しました。

 一番の変化は、システムではなく「考え方」

「導入してみていかがでしたか」という質問への答えが、私たちにとっては一番うれしいものでした。

💬 福寿会様
「便利になっていると感じています。
それより、どうにかして紙とかExcelとかでやっていたのが、新しいやり方を模索するようになっている。考え方が変わってきているのを感じます」

システムを入れることがゴールではありません。
「これ、もっといいやり方があるんじゃないか」と職員様が考え始めること。 それが、法人が自走していく最初のスイッチだと思っています。

 止まっている場所が、見える

印象に残っている出来事をうかがうと、具体的なエピソードが次々と出てきました。

① 研修報告が書きやすくなった

💬 福寿会様
「Excelだと、書く量が増えたらセルを伸ばさないといけないんですよね」

小さなことに見えますが、「書きにくい」は、そのまま「書かれない」になります。

② 電子決裁で、滞留が可視化された

💬 福寿会様
「電子決裁で、どこで停まっているかが一目瞭然になりました」

紙の決裁は、机の上で止まります。
止まっていること自体が見えないので、催促もできません。電子化の効果は「速くなる」ことよりも、「遅れが見える」ことのほうが大きい——現場でそう実感していただけました。

③ 使いにくいところも、正直に

💬 福寿会様
「修理依頼とか、使いづらい部分もあります。でも、それも止まっているところが分かるのは便利です」

ここは私たちの宿題です。
いただいた「使いづらい」は、次の訪問の議題になります。

④ 報告が、きちんと出てくるようになった

💬 福寿会様
「データが見える化したおかげで、しなければいけない報告を、きっちり出してもらえるようになりました」

見えるようにすると、人は動く。
ルールを厳しくするより、ずっと効きます。

 「全部さらけ出さないと、困りごとは出きらない」

他社との違いをうかがったとき、いただいた言葉です。

💬 福寿会様
「ちゃんとお困りごとを汲み取って、形にしてくれるのが助かっています」
「話しやすい。全部さらけ出さないと困りごとは全部出きらないと思うんですが、それが出せていると感じます」

私たちの仕事は、要件定義書に書かれたものを作ることではありません。
まだ言葉になっていない困りごとを、一緒に言葉にすることから始まります。

そのためには、「こんなこと聞いたら怒られるかな」と思われない関係でいることが、実は一番の技術だと思っています。

 成果まとめ

 これからのこと

福寿会様のご支援は、いまも続いています。
直近では、長年のお悩みだった食数管理の仕組みづくりにも着手しています。

💬 福寿会様
「今後は、各事業所の情報をkintoneに集約し、日々の業務管理だけでなく、経営判断や業務改善にも活用していきたいと考えています。現場で生まれる情報を法人全体で共有し、より良いサービスや働きやすい職場づくりにつなげながら、継続的に改善できる仕組みを整えていきたいです。」

 同じお悩み、ありませんか

• 継ぎ足しで膨らんだExcelを、誰も直せない
• 申請書が、どこで止まっているか分からない
• 「これが普通」になっていることに、うっすら不安がある

ひとつでも当てはまったら、一度お話を聞かせてください。
奈良の地元企業として、訪問して、現場を見て、ご一緒に考えます。

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