3月に年度が終わり、決算をまとめ、理事会・評議員会を通し、そのまま息つく間もなく6月末の届出。社会福祉法人の事務にとって、4月から6月は一年でいちばん息が詰まる時期だと思います。
なかでも「現況報告書」は、会計の数字と、人事の数字と、法人運営の記録が全部集まってこないと完成しない書類です。経理だけでも、総務だけでも終わらない。だから毎年、締切間際に「あの数字がまだ出てこない」で止まります。
この記事では、現況報告書の法的な位置づけと提出の流れを整理したうえで、毎年つまずきやすいポイントと、翌年の負担を減らすための準備の考え方をまとめます。
現況報告書とは何か
現況報告書は、社会福祉法人が毎年度、所轄庁（都道府県知事・市長など）に届け出る書類のひとつです。法人の事業の概要、役員の状況、職員の状況、施設・事業所の状況などを記載します。
根拠は社会福祉法第59条
社会福祉法第59条は次のように定めています。
社会福祉法人は、毎会計年度終了後三月以内に、厚生労働省令で定めるところにより、次に掲げる書類を所轄庁に届け出なければならない。
一 第四十五条の三十二第一項に規定する計算書類等
二 第四十五条の三十四第二項に規定する財産目録等
このうち「財産目録等」に含まれるのが、第45条の34第1項各号に掲げる次の書類です。
- 財産目録
- 役員等名簿（理事、監事及び評議員の氏名及び住所を記載した名簿）
- 報酬等の支給の基準を記載した書類
- 事業の概要その他の厚生労働省令で定める事項を記載した書類
この4号が、いわゆる現況報告書にあたります。つまり現況報告書は単独の制度ではなく、計算書類等・財産目録等とセットで届け出る一連の書類の一部、という位置づけです。
備置きの義務もある
見落とされがちですが、第45条の34第1項は届出だけでなく備置きも義務づけています。財産目録等は、主たる事務所に5年間、その写しを従たる事務所に3年間備え置かなければなりません（電磁的記録での作成も可）。
さらに、誰でも法人の業務時間内であれば閲覧を請求でき、法人は正当な理由なくこれを拒めません。ただし役員等名簿については、評議員以外の者からの請求に対しては、個人の住所に係る部分を除外して閲覧させることができます。
公表の義務もある
社会福祉法第59条の2第1項第3号により、第59条の届出をしたときは、その書類のうち厚生労働省令で定める書類の内容を、遅滞なく公表しなければなりません。
ここで実務上重要なのが、財務諸表等電子開示システムに記録する方法で届出を行い、内容が公表された場合には、インターネットの利用による公表が行われたものとみなされる（社会福祉法施行規則第10条第2項）という点です。システム経由で届け出れば、公表義務も同時に満たせる建て付けになっています。
いつまでに何をするのか：年度末からのスケジュール
条文と通知を時系列に並べると、こうなります。
| 時期 | やること | 根拠 |
|---|---|---|
| 3月31日 | 会計年度終了 | |
| 5月末まで（年度終了後2か月以内） | 資金収支計算書・事業活動計算書・貸借対照表・附属明細書・財産目録を作成し、理事会（評議員会設置法人は評議員会を含む）の承認を受ける | 社会福祉法人会計基準の運用上の留意事項 3「決算」 |
| 6月30日まで（年度終了後3か月以内） | 計算書類等・財産目録等（現況報告書を含む）を所轄庁に届出 | 社会福祉法第59条 |
| 届出後、遅滞なく | 所定の書類の内容を公表 | 社会福祉法第59条の2第1項第3号 |
ポイントは、6月30日の前に5月末の理事会・評議員会があるということです。ここから逆算すると、実質的な作業期限は5月ではなく4月中旬〜下旬になります。「6月末が締切」と思っていると、必ず間に合いません。
財務諸表等電子開示システムでの提出の流れ
届出は、独立行政法人福祉医療機構（WAM）が運営する「社会福祉法人の財務諸表等電子開示システム」を通じて行います。
システムは大きく6つのステージで進みます。
- システムへのログイン
- 財務諸表等入力シートのダウンロード
- シートの起動と進捗管理
- 財務内容の入力
- 財務内容の確認
- 報告書への出力
入力はExcelの入力シートで行い、会計ソフトからデータを取り込むか、手入力するかを選びます。各ステージでチェックがかかり、エラーが解消されないと次に進めない仕組みです。だから、締切直前にまとめて入力すると、エラーの山を前に立ち往生することになります。
WAMの連絡板には操作マニュアルやQ&Aが掲載され、ヘルプデスク（0570-000-443、9:00〜17:00）も用意されています。エラーの意味が分からないまま時間を溶かすくらいなら、早めに問い合わせたほうが早いです。
毎年つまずくのはここ
私たちが社会福祉法人様の事務のご支援に入るなかで、この時期に「詰まる」とご相談をいただくのは、だいたい次のような箇所です。
1. 職員数・常勤換算数が出てこない
現況報告書では職員の状況を記載します。ここで必要になるのが常勤換算数です。
つまずく原因はほぼ共通していて、給与計算や勤怠のデータが、現況報告書が求める区分（施設・事業所別、職種別、常勤／非常勤別）で持てていないことです。給与ソフトからは法人全体の集計しか出てこない。だから施設ごとに手作業で数え直すことになり、担当者が代わると数え方も変わってしまう。
年度末に数え直すのではなく、もともと必要な区分でデータを持っておく。ここを直さない限り、毎年同じところで止まります。
2. 役員等名簿と、就任・退任の記録が合わない
期中に理事や評議員の交代があると、名簿と議事録と就任承諾書が食い違います。届出の直前に整合を取ろうとすると、「この人はいつから理事なのか」を議事録から掘り返す作業が発生します。
3. 計算書類の区分と、現況報告書の施設・事業所の単位がずれる
会計上の拠点区分・サービス区分と、現況報告書で記載する施設・事業所の単位は、必ずしも同じではありません。ここのマッピングを毎年その場で考え直していると、前年と違う整理になってしまい、後で説明がつかなくなります。一度決めた対応表を残しておくだけで、翌年の作業が大きく変わります。
4. ホームページの公表が漏れる
システム経由で届け出れば公表とみなされますが、法人独自の様式や定款など、法人のホームページ側で更新すべきものが漏れているケースがあります。定款については、指導監査ガイドラインで「備置きまたは公表されている定款の内容が直近のものでない場合」は文書指摘とされています。届出とあわせて、公表物の棚卸しをしておくと安全です。
翌年の負担を減らすための3つの考え方
1. 「6月に集める」のをやめる
いちばん効くのはこれです。理事・評議員が交代したらその場で名簿と就任承諾書を更新する、職員の入退職があったらその都度、施設別・職種別の区分で記録する。期中に積み上がっていれば、6月は「転記」だけで済みます。
2. 必要な区分でデータを持つ
現況報告書が求める区分は毎年ほぼ同じです。ならば、給与・勤怠・職員台帳のデータをその区分で持てばよい、というだけの話です。
ただし、これは「新しいシステムを入れる」という意味ではありません。私たちがご支援するときも、まずやるのはいま使っているExcelや給与ソフトから、必要な区分で出せるようにすることです。それで足りなければ、はじめてツールの話をします。
3. 手順を人ではなく書類に残す
「去年やった人が今年はいない」は、社会福祉法人の事務でいちばんよく起きるリスクです。エラーが出たときにどう直したか、どのシートのどこに何を入れたか。その年に一度しかやらない作業ほど、手順を残す価値が大きいです。
まとめ
- 現況報告書は、社会福祉法第45条の34第1項第4号の「事業の概要その他の厚生労働省令で定める事項を記載した書類」にあたり、計算書類等・財産目録等とあわせて届け出る
- 提出期限は社会福祉法第59条により毎会計年度終了後3か月以内（＝6月30日まで）。その前に年度終了後2か月以内の理事会・評議員会の承認がある
- 届出は財務諸表等電子開示システムで行い、システム経由で公表されればインターネットによる公表が行われたものとみなされる（施行規則第10条第2項）
- 財産目録等は主たる事務所に5年、従たる事務所に写しを3年備え置く義務がある
- つまずきの多くは制度ではなくデータの持ち方。施設別・職種別・常勤／非常勤別の区分で期中から持てているかどうかで、6月の負担がまったく変わる
参考（一次情報）
4月〜6月の事務を軽くしたい法人様へ
パレットテクノロジーズは、社会福祉法人様のデジタル化を「現地現物」で伴走支援しています。いきなりシステムを入れるのではなく、いまの業務のどこに時間がかかっているかを一緒に見るところから始めます。ITに詳しい職員がいらっしゃらなくても大丈夫です。
