「顧客情報が分散し、営業進捗が不明…」エクセル管理の限界をkintone（キントーン）が解決します
担当者ごとに異なるエクセルファイル。最新の顧客リストは誰が持っているのか分からない。過去の対応履歴が不明で、クレーム対応が後手に回る。
こうした「情報の属人化」は、特に製造業や建設業といった現場で大きな課題となりがちです。kintone(キントーン)は、それらバラバラな情報を一元管理し、業務効率を改善するためのツールです。
この記事では、kintoneによる顧客管理の具体的な機能から、導入で失敗しないための現実的な進め方までを解説します。
そもそもkintone（キントーン）とは？なぜ顧客管理に使えるのか
kintone（キントーン）は、自社の業務に合わせた「業務アプリ（システム）」を、プログラミング知識がなくても作成できるクラウドサービスです。
「顧客台帳」や「案件管理」「日報」といった、現在エクセルや紙で管理している業務をシステム化できます。
最大の特徴は、自社に必要な機能（＝アプリ）を、まるでブロックを組み立てるように構築できる点です。そのため、高価な専用システムとは異なり、まずは「顧客台帳」だけ作ってみる、といったスモールスタートが可能です。顧客管理専用ツールではありませんが、この「柔軟な構築力」こそが、多くの企業で顧客管理の基盤として採用されている理由です。
kintoneの顧客管理で実現できること（主な機能）
ITに詳しくなくても、これらの「台帳」や「管理表」をクラウド上で実現できます。
1. 顧客情報の一元管理（顧客台帳）
本社、支店、営業担当者ごとなど、社内に分散しがちな顧客情報を一つの場所（顧客台帳アプリ）に集約します。会社名、拠点、担当者名、連絡先といった基本情報はもちろん、過去の取引履歴や契約情報なども紐づけて一元管理することが可能です。
これにより「最新の正しい情報」に誰もがアクセスできます。
2. 営業活動の「見える化」（案件管理・商談履歴）
「どの顧客に」「誰が」「いつ」「何をしたか」という営業活動の履歴を記録できます。
また、進行中の案件ステータス（見積提出済、商談中、受注など）をリアルタイムで共有します。
これにより、営業進捗が「見える化」され、担当者が不在でも状況を把握できたり、上司が的確な指示を出したりすることが可能になります。
3. 問い合わせ・クレーム対応の履歴管理
お客様からの問い合わせやクレームの履歴も一元管理できます。対応状況（未対応、対応中、完了）を関係者で共有することで、「対応漏れ」や「二重対応」といったミスを防ぎます。
過去の類似事例を参照できるため、新人でも安定したサポート品質を提供しやすくなり、顧客満足度の向上にもつながります。
4. 外出先や現場からの報告（日報・活動報告）
kintoneはスマートフォンやタブレットからのアクセスにも対応しています。
営業担当者が外出先から商談報告を入力したり、建設業の現場監督が現場の写真を撮って日報を送信したりといった運用が可能です。移動時間や空き時間を有効活用でき、会社に戻ってから報告書を作成する手間を削減できます。
【比較】高機能なCRM/SFAやエクセル管理とkintoneは何が違うのか
顧客管理の方法はkintoneだけではありません。他の手法と比較し、kintoneの立ち位置を明確にします。
比較1：エクセル・スプレッドシート管理とkintoneによる顧客管理の違い
まず、エクセルやスプレッドシートでの管理との違いです。
エクセル管理では「ファイルがロックされて同時編集できない」「データが増えると動作が重くなる」「入力ミスや計算式の破壊が起きる」といった課題が頻発します。
kintoneはクラウド上でデータを一元管理するため、複数人での同時編集が可能です。
また、「この項目は選択式にする」「数値しか入力できない」といった入力ルールの設定や、変更履歴の自動保存、アクセス権（閲覧・編集権限）の細かい設定も可能です。
これにより、データの属人化や破損を防ぎ、管理の手間を大幅に削減できます。
比較2：高機能な専用CRM/SFA（顧客管理ソフト）とkintoneによる顧客管理の違い
次に、高機能な専用CRM/SFA（顧客管理ソフト）との違いです。
CRM (Customer Relationship Management) や SFA (Sales Force Automation) は、その名の通り、顧客管理や営業支援に特化して作られた高機能な専用システムを指します。 これらの専用ツールは、最初から高度な分析機能や営業プロセス管理機能が備わっている反面、「初期費用や月額費用が高額になりがち」「機能が多すぎて現場が使いこなせない」といったケースも少なくありません。
対してkintoneの優位性は、主に3点あります。
1つ目はコストパフォーマンスです。kintoneは月額1,800円/ユーザー（スタンダードコース）から導入可能です。
2つ目は柔軟性（カスタマイズ性）です。専用CRMは機能が固定されていることが多いですが、kintoneは自社の業務フローや管理したい項目に合わせて、画面やプロセスを柔軟に変更できます。
3つ目は拡張性です。kintoneは顧客管理「以外」の業務（例：勤怠管理、経費精算、在庫管理、稟議申請など）にも活用範囲を広げられる可能性があります。まずは顧客管理から始め、徐々に他業務もシステム化していく、といった使い方ができるのが大きな違いです。
kintoneが向いている企業とは
kintoneは以下のような企業に適しています。
| ・まずは低コストで顧客情報の一元管理を始めたい |
| ・高機能な専用CRM/SFAは、多機能すぎて使いこなせるか不安 |
| ・パッケージ化されたシステムではなく、自社の業務フローに合わせて使いたい |
こうしたニーズに対し、kintoneは現実的でバランスの取れた選択肢となります。
kintoneによる顧客管理のメリットと、導入前に知るべき「難所」（デメリット）
導入メリット
メリット1：情報共有が迅速になり、業務の属人化が解消される
情報が一元化され、リアルタイムで共有されます。担当者しか知らない「属人的な情報」がなくなり、部署間の連携がスムーズになります。
メリット2：リアルタイムなデータ集計・グラフ化で、経営判断が迅速になる
蓄積されたデータは、クリック一つでグラフ化できます。売上見込みや案件の進捗が可視化され、迅速な経営判断や営業戦略の立案に役立ちます。
メリット3：他業務のシステム化にも応用でき、全社的なDX（デジタル化）の第一歩になる
顧客管理で得たノウハウを活かし、日報、勤怠管理、稟議申請など他業務のアプリも作成できます。全社的な業務改善（DX）の足がかりとなります。
注意点（デメリット）
難所1：理想の形にするには「設計」の知識が必要
kintoneは手軽に始められますが、使いやすいシステムにするには導入前の「設計」が不可欠です。
「どの情報を」「どのアプリで管理し」「どう連携させるか」といった業務フローの整理が求められます。この設計が曖昧だと、結局使いにくいシステムになってしまう可能性があります。
難所2：現場（社員）が使ってくれないリスク
新しいシステムを導入すると、「入力が面倒」「今のやり方（エクセル）の方が早い」といった現場からの抵抗にあう可能性があります。
現場の意見を聞かずに導入を進めると、せっかく構築したシステムが使われなくなり、形骸化してしまうリスクがあります。導入目的の共有と、現場の負担を減らす工夫が重要です。
【失敗しない導入】kintoneによる顧客管理「3つの構築方法」と費用の目安
上記の「難所」を乗り越えるため、自社に合った導入方法を選びましょう。
方法1：自社で構築（内製化）
概要： 社内の担当者がkintoneの使い方を学習し、自力でシステムを構築する方法です。
| メリット | 費用はkintoneライセンス費用のみで最も安価に抑えられます。また、構築・運用のノウハウが社内に蓄積されます。 |
| デメリット | 担当者の学習コストや構築工数がかかり、負担が極めて大きくなります。導入前の業務フローの整理や設計が不十分だと、使いにくいシステムになり頓挫するリスクが最も高い方法です。 |
向いている企業： ITに明るい専任担当者を配置でき、時間をかけてでも内製化を進めたい企業。
方法2：プラグイン・連携サービスを利用する
概要： kintoneの標準機能だけでは足りない部分を、既製のオプション機能（プラグイン）や連携サービスで補う方法です。
| メリット | 標準機能にはない便利な機能（例：帳票出力、高度な検索機能など）を、比較的安価な月額費用（数千円～）で追加でき自社開発する手間を省けます。 |
| デメリット | 多くのサービスが存在するため、「どのサービスが自社の課題解決に最適か」を選定する知識が必要です。また、ライセンス費用に加えてサービス利用料が別途発生します。 |
向いている企業： 基本は自社で構築（内製化）する方針だが、特定の機能だけをピンポイントで補強したい企業。
方法3：導入支援パートナー（開発・コンサル会社）に依頼する
概要： kintone導入の専門家に、システムの設計・構築やコンサルティングを依頼する方法です。
| メリット | 最も失敗のリスクが低い方法です。専門家が現状の業務フローの「棚卸し」や課題のヒアリングから入り、最適なシステム設計、構築、さらには導入後の運用サポートまでを一貫して任せられます。社内にIT担当者がいなくても、本業に集中しながら最短距離で導入を成功させることが期待できます。 |
| デメリット | kintoneライセンス費用とは別に、構築支援費用（初期費用として数十万円～）が別途必要となります。 |
向いている企業： 社内にIT専門の担当者がいない、システム構築に割くリソースがない、本業に集中したい、「導入で失敗したくない」と考える企業。
IT担当者がいない企業こそ。「伴走型」導入支援パートナーの選び方
特に非Web業界の企業が「方法3：パートナー依頼」を選ぶ場合、どの会社と組むかが導入の成否を大きく左右します。
kintone導入の「よくある失敗」
「システムを納品されて終わり」で、現場が使いこなせず定着しなかった。
開発会社がシステムを構築して「納品完了」となったものの、現場の社員が使い方を十分に理解できないケースです。
操作が難解だったり、マニュアルが不十分だったりすると、結局使われなくなってしまいます。
特にIT担当者がいない企業では、導入後の操作指導やサポート体制がなければ定着は困難です。
業務実態と合っておらず、結局エクセルに戻ってしまった。
ヒアリングが不十分なまま構築を進めた結果、現場の業務フローとシステムが噛み合わない失敗です。
「この項目が足りない」「この作業はシステム化されると逆に不便」といった不満が募り、次第に使われなくなり、より手軽なエクセル管理に戻ってしまうケースは少なくありません。システム導入が目的化し、業務改善という本来の目的を見失うと起こりがちです。
失敗しないパートナー選びの3つの視点
視点1：「現場の業務」を深く理解しようとしてくれるか？
システム構築の前提として、自社の業務を深く理解する姿勢があるかを確認すべきです。
リモート会議でのヒアリングだけでなく、可能であれば実際に現場（オフィスや工場、倉庫など）に訪問し、業務の流れや現行の管理方法（エクセルなど）、現場が本当に困っている課題を直接見聞きしてくれるパートナーが理想です。業務理解の深さが、システムの使いやすさに直結します。
視点2：導入後の「運用・定着化」まで支援してくれるか？
kintone導入は「システムが完成したら終わり」ではありません。
むしろ、現場が使いこなし始めてからが本番です。したがって、システムを「作る」ことだけを目的としているパートナーは避けるべきです。
具体的には、導入後の社員向け操作研修（説明会）や、分かりやすいマニュアルの整備を支援してくれるか。さらに、運用開始後に発生する「ここを少し変更したい」「こういう使い方はできないか」といった細かな疑問や改善相談に対し、継続的にサポート（伴走支援）するメニューが用意されているかどうかが、定着化の鍵を握ります。
視点3：コスト負担を軽減する提案力があるか？
システム導入には当然コストがかかりますが、その負担を軽減する公的制度（補助金・助成金）の活用を積極的に提案してくれるかも重要です。
特に「IT導入補助金」は、kintoneのようなツール導入に適している場合があります。こうした制度に精通し、申請に必要な事業計画の策定サポートや、採択実績が豊富なパートナーであれば、実質的なコスト負担を抑えて導入を進められる可能性があります。
kintoneによる顧客管理 導入・活用イメージ
事例1：【製造業】営業部門と製造部門の案件情報を連携し、納期管理を効率化
営業部門が受注した案件情報をkintoneに入力すると、即座に製造部門の「製造指示アプリ」に情報が連携。製造部門は進捗状況（部材手配中、製造中、完了）を更新します。
従来は電話やメールで確認していた納期情報を、営業担当者がkintone上でリアルタイムに把握できるようになり、顧客からの問い合わせにも即答できるようになりました。
事例2：【建設業】現場からの日報・写真報告をkintoneに集約し、本社での進捗管理を迅速化
従来は紙やエクセルで提出されていた現場からの日報を、kintone化。
現場監督がスマートフォンからその日の作業内容や進捗、危険箇所の写真を撮影して報告します。本社（管理部門）はリアルタイムで各現場の状況を把握でき、報告書作成のための帰社作業も削減。写真付きの履歴が残るため、施工品質の管理にも役立っています。
事例3：【卸売業】過去の取引履歴・単価を顧客情報に紐づけ、見積作成スピードが向上
顧客台帳に、過去の取引履歴（どの商品を、いつ、いくらで販売したか）を紐づけて管理。営業担当者が新しい見積を作成する際、すぐに過去の取引単価を参照できるようになりました。
これにより、担当者ごとの価格のバラツキがなくなり、見積作成スピードが大幅に向上。ベテランのノウハウに頼っていた部分が標準化されました。
kintoneによる顧客管理に関するよくある質問（FAQ）
Q1. kintoneのセキュリティは大丈夫ですか？
A1. はい。kintoneは金融機関や官公庁での導入実績もある、堅牢なセキュリティ基盤を持っています。データは暗号化され、国内外のデータセンターで厳重に管理されます。
機能面でも、部署ごとや役職ごとに「閲覧のみ」「編集可能」「アクセス不可」といったアクセス権限を細かく設定できます。
また、社外からはアクセスさせないIPアドレス制限など、企業の要求に応えるセキュリティ機能を備えています。
Q2. 現在使用中のエクセルデータは移行できますか？
A2. はい、移行可能です。
現在エクセルで管理している顧客リストや案件リストは、CSVファイル形式に変換（「名前を付けて保存」でCSVを選択）することで、kintoneに一括で読み込ませることができます。
ただし、データの重複や表記ゆれ（例：「株式会社」と「(株)」）を事前に整理（名寄せ）しておく作業が必要です。こうしたデータ移行の準備や作業自体を、導入支援パートナーに依頼することもできます。
Q3. ITに詳しくない社員でも使えますか？
A3. はい。システム導入の「設計」さえ適切に行えば、日々の操作（入力や閲覧）は直感的に行えます。
エクセルよりも入力項目が整理されているため、むしろ使いやすいと感じるケースも多いです。ただし、現場がスムーズに使いこなすためには、導入時の丁寧な操作説明会や、業務手順に沿った簡易マニュアルの整備が重要です。こうした「定着化」の支援もパートナーの重要な役割です。
まとめ：kintoneによる顧客管理は「誰と始めるか」が重要です
kintoneは、エクセル管理の課題（属人化、非効率）を解決し、非Web業界の業務効率化にも大きく貢献するツールです。
しかし、その導入成功の鍵は「自社の業務に合ったシステム設計」と、導入後の「現場への定着化」にあります。
「自社にIT担当者がいない」「本業が忙しく、システム構築まで手が回らない」もしそうお考えなら、kintone導入の専門家（パートナー）の活用をご検討ください。システムの構築だけでなく、業務整理から伴走してくれるパートナー選びが成功の分かれ道です。
kintone導入に関するお悩み、まずはご相談ください（資料請求・無料相談）
パレットテクノロジーズは、単にシステムを開発する会社ではありません。
お客様の業務を深く理解するため、現場への訪問コンサルティングを重視しています。現場の「本当の課題」を解決するシステム設計と、導入後の「伴走支援」までを一貫してサポートいたします。
また、IT導入補助金の採択実績も豊富にございます。「導入コストをできるだけ抑えたい」「申請の仕方が分からない」といったご相談にも対応可能です。
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